תוכנית עבודה אישית - למה זה טוב?
תוכנית עבודה אישית – למה צריך את זה?
אחד הדברים הבסיסיים שאנו בוחרים לבנות על מנת להצליח הוא תוכנית עבודה. עוצרים את מירוץ היומיום והמרדף אחר המשימות הדחופות והתוצרים שרוצים להשיג, חושבים ומתכננים בראיה קדימה. בנייה של תוכנית עבודה שנתית מסודרת ממקדת את העשייה, מייצרת בהירות אישית , מחברת אותי אל מטרותי ומבטיחה שהתוצאות שנקבל יהיו אינדיקציה להצלחה.
מומלץ :לפנות לכתיבת התוכנית זמן נקי מרעשים ומהסחות דעת, להשתדל להיות במקום שנותן לך השראה ומעוף, עקרונות בבניית תוכנית עבודה שנתית:
- מתחילים מהסוף – איך נראית התוצאה בעוד שנה?
הדרך הטובה ביותר לבנות תוכנית עבודה שנתית היא לדמיין את ישיבת סיכום השנה שלה. לחשוב לאיזה תוצאות ברורות ומפורטות אנחנו רוצים להגיע בסיום השנה, בהתבסס על החזון האישי כמובן. ברגע שתמונת התוצאה נמצאת לנו מול העיניים, הרבה יותר קל לנו לגזור אחורה את המטרות שיקרבו אותנו לתוצאה הרצויה. ככל שהתוצאה תהיה מפורטת יותר עד למצב שנוכל ממש להרגיש את התחושות הטובות שבהשגתה – כך המטרות שנגדיר יהיו אותנטיות ומתאימות יותר לנו.
- פשטות ונגישות
מה שלא יהיה פשוט - פשוט לא יהיה.
תוכנית עבודה שנתית צריכה להיות כלי שמוביל אותי להשגת היעדים ולא רק מצגת שעושה רושם בתחילת שנה או פוסטר על הקיר. תשתמשו בטמפלטים פשוטים, כאלה שאפשר לעדכן בקלות (ראו סעיף גמישות..), תבחרו את הכלי שהכי נוח לכם לעבוד איתו ולהפוך אותו לתוכנית עבודה מפורטת. פחות משנה אם זה יהיה מצגת או מסמך אקסל- העיקר שזה יהיה נגיש ונוח לכם לעבוד עם זה בשוטף.
- חיבור למהות לערכים ולעקרונות
כדי שתוכנית תהיה ישימה היא צריכה לדבר אותכם. בשפה שלכם, כזו שמשקפת את הערכים שאתם מאמינים בהם, את העקרונות הפעולה שמובילים אותנו בעשייה. בעל עסק עצמאי שערך המשפחתיות למשל חזק אצלו – חייב לוודא שהתוכנית השנתית לעסק שלו מביאה לידי ביטוי את הצורך שלו באיזון בין הקריירה למשפחה, אחרת - התוכנית תישאר על הנייר או שהמשפחתיות תיפגע. כך גם בהקשר דפוסי הפעולה.
- גמישות והתאמות
כל תוכנית היא בסיס לשינויים. אם בנינו תוכנית עבודה שנתית ולאורך השנה לא עשינו בה שום עדכון כנראה שפספסנו משהו. החיים דינמיים ויש כל הזמן שינויים בסביבה חלקם תלויים בנו וחלקם נכפים עלינו. התוכנית צריכה להיות מספיק גמישה לעדכונים ולאפשר לנו להיות בשיפור מתמיד מתוך הבנת הצרכים המשתנים והתאמת המענה אליהם. חשוב לשים לב מהו שינוי הדורש שינוי מינורי, ומהו שינוי הדורש כבר חשיבה בכדי להיערך מחדש - אלו כמובן מקרים יוצאי דופן, אך חשוב להיות ערוכים גם אליהם.
- מנגנוני חישה להתקדמות – יעדים ומדדים
כשבונים תוכנית עבודה שנתית שהיא כלי עבודה – משתמשים בה כל הזמן. לא מחכים לסוף השנה כדי להבין אם עמדנו ביעד או לא. ולכן, צריך לייצר לתוכנית מנגנוני חישה, כאלה שישקפו לנו אם אנחנו בכיוון או שלגמרי איבדנו את הדרך, כאלה שיסייעו לנו לזהות קשרים ומגמות שלא בהכרח היינו עולים עליהם בלעדיהם. מנגנוני החישה הללו הם היעדים שנקבע והמדדים שיציגו לנו את המצב שלנו ביחס ליעד ואותם ננסה למדוד באופן תקופתי בכדי לאפשר לנו לחשב מסלול מחדש היכן שנדרש או רק לעשות שינויים קטנים כדי להגיע אל היעד.
- שגרות תומכות
הדרך הטובה ביותר להבטיח שאנחנו עובדים לאורה של התוכנית ולא מתפזרים לכיוונים אחרים שאינם עולים בקנה אחד עם ליבת העשייה היא להגדיר שגרות קבועות שבהם אנחנו מקדישים את הזמן הנדרש לבחינה הזו ולביצוע ההתאמות.
זה לא מספיק לומר שכל שבוע נפתח את התוכנית - צריך לשים לנו בלו"ז את הזמן הייעודי לכך ולוודא שגם אם נראה לנו שהכל עובד כמו שצריך – אנחנו עוצרים לרגע, מסתכלים על התוכנית, על הנתונים של המדדים ועושים למידה – מותר ורצוי גם לחגוג את ההצלחות לאורך הדרך!
- ויזואליות
לנהל את עצמנו זו משימה לא פשוטה, יש המון נושאים שרוצים לקדם, משימות ובלת"מים שמגיעים משום מקום. היכולת שלנו לזכור בראש דברים היא מוגבלת , מוכשרים ככל שנהיה, ולכן – ההמלצה שלנו היא להדפיס את עיקרי התוכנית ולוודא שהם נמצאים לנו מול העיניים כל הזמן כמגדלור שאליו אנחנו מכוונים – זה גם מקל מאוד כשמקבלים בקשה חדשה להחליט בשנייה אם היא מתחברת ליעדים ולמיקוד השנתי שלנו או שהיא מוציאה אותנו מהמסלול ונדרשת חשיבה מעמיקה יותר.
לסיום
תוכנית עבודה שנתית היא כלי עזר ניהולי וחשובה להשגת המטרות שלנו.
נצלו את ההזדמנות הזו בכדי להגדיר מטרות הרלוונטיות.
הזמן הוא המשאב היקר ביותר שיש לנו לכן יש לנו כאן הזדמנות לייצר משמעות בעשייה עבור מימוש תכליתנו בחיים.
מאחלים לכם
הצלחה
בנימין ויונה אחים חולמים מגשימים.
א
